Rehber

KVKK'ya uygun toplantı kaydı: neye dikkat etmek gerekiyor

Güncelleme: 16 Eylül 2026

Toplantıyı kaydetmek yasak değil. Ama kayda bastığınız anda odadaki herkesin kişisel verisini işlemeye başlıyorsunuz ve 6698 sayılı Kanun'un yükümlülükleri devreye giriyor. Aşağısı bir kontrol listesi — hangi maddenin nerede devreye girdiği ve araç seçerken neyin sorulacağı.

1. Ses kaydı kişisel veridir — transkript de öyle

Kanun kişisel veriyi "kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgi" olarak tanımlıyor (md. 3). Bir toplantı kaydı bunu fazlasıyla karşılıyor: kimin konuştuğu, ne söylediği, kiminle anlaştığı. Sesi metne çevirmek veriyi anonimleştirmiyor — isimler, projeler ve görüşler transkriptte aynen duruyor.

Pratik sonuç: kaydın kendisini silmek yetmez, transkripti ve özeti de aynı politikaya tabi.

2. Ses izi işin içine girerse veri "özel nitelikli" olur

Konuşmacıları birbirinden ayıran araçların bir kısmı bunu ses izi çıkararak yapıyor: sesten kişiye özgü bir vektör üretiliyor ve kişi bununla teşhis ediliyor. Kişiyi teşhis etmek amacıyla üretilen bu veri biyometrik veridir ve Kanun'un 6. maddesi kapsamında özel nitelikli kişisel veri sayılır. Sıradan bir kişisel veriden daha ağır şartlara tabi.

Araç seçerken sorulacak soru şu: ses izi üretiliyor mu, üretiliyorsa nerede saklanıyor ve silinebiliyor mu? Konuşmacı ayrımı yapan her araç ses izi saklamak zorunda değil — bir kısmı yalnızca tek kaydın içinde "1. konuşmacı / 2. konuşmacı" ayrımı yapar, kayıtlar arası kimlik tutmaz.

3. Aydınlatma, kayda basmadan önce

Aydınlatma yükümlülüğü (md. 10) verinin elde edilmesi sırasında doğuyor — sonradan "bu arada kaydediyordum" demek bu yükümlülüğü karşılamıyor. Toplantı için pratikte anlamı: kayda basmadan önce odadakilere kaydedildiğini, ne amaçla, ne kadar süreyle ve kiminle paylaşılacağını söylemek.

Açık rıza alınacaksa (özel nitelikli veri söz konusuysa genellikle gerekiyor), rızanın özgür iradeyle verilmiş olması gerekiyor. Çalışan–işveren ilişkisinde bu tartışmalı bir alan: "kabul etmezsen toplantıya giremezsin" ile alınan rıza özgür sayılmayabilir. Kurum içi toplantılarda rıza yerine başka bir hukuki sebebe (ör. meşru menfaat) dayanmak ve bunu belgelemek daha sağlam olabiliyor — bu, avukata sorulacak kısım.

4. Yurt dışına aktarım: neredeyse her araçta var

Konuşmayı metne çeviren modeller ağır; hemen hepsi bulutta çalışıyor ve o bulut çoğunlukla Türkiye'de değil. Ses ya da metin yurt dışına gidiyorsa Kanun'un 9. maddesi devreye giriyor. 7499 sayılı Kanun'la 2024'te yapılan değişiklikten sonra aktarım; yeterlilik kararı, uygun güvenceler (standart sözleşme, bağlayıcı şirket kuralları, taahhütname) ya da sayılan istisnalar üzerinden yapılabiliyor. Standart sözleşmelerin Kurul'a bildirilmesi gerekiyor.

Buradaki tek doğru davranış, aracın nereye ne gönderdiğini açıkça yazmasını beklemek. Yazmıyorsa cevap "göndermiyor" değildir.

5. Saklama süresi ve silme

Kanun'un 4. maddesi veriyi amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü işlemeyi ve gereken süreden fazla tutmamayı şart koşuyor. Toplantı kaydında bunun en somut karşılığı şu soru: ham ses dosyasına gerçekten ihtiyacınız var mı? Çoğu ekibin ihtiyacı özet ve kararlar; ham ses, toplantıdan haftalar sonra sadece risktir. Sesi hiç saklamayan bir akış, saklayıp sonra silmeyi hatırlamak zorunda kalmaktan daha güvenli.

Araç seçerken sorulacak altı soru

1. Ham ses dosya olarak saklanıyor mu, yoksa yalnızca metne çevrilirken mi akıyor?
2. Transkript ve özet nerede duruyor — cihazda mı, sağlayıcının sunucusunda mı?
3. Konuşmacı ayrımı için ses izi üretiliyor mu? Üretiliyorsa nerede saklanıyor, tek dokunuşla silinebiliyor mu?
4. Veri hangi ülkelere aktarılıyor, hangi güvenceyle?
5. Kayıtlar model eğitiminde kullanılıyor mu? (Sözleşmede açık bir "hayır" arayın.)
6. Kullanıcı verisini toptan silmek mümkün mü, kaç adımda?

Ses Notu bu listeye nasıl cevap veriyor

Kendi ürünüm için aynı altı soruyu, iyi görünmeyen kısımları da dahil ederek cevaplıyorum:

• Ham ses saklanmıyor. Dosya olarak hiç yazılmıyor; siz konuşurken metne çevrilmek üzere akıyor ve orada bitiyor.
• Transkript ve özet telefonunuzda. Bizde kopyası durmuyor. Hesap yok, giriş yok.
• Ses izi telefondan çıkmıyor. Ses izini çıkaran model (CAM++, ONNX Runtime, ~28 MB) uygulamanın içinde geliyor; vektörler cihazda kalıyor ve ayarlardan silinebiliyor. Nasıl çalıştığı ayrı bir yazıda.
• Yurt dışına aktarım var ve bunu saklamıyorum. Ses, metne çevrilmek üzere konuşma tanıma sağlayıcısına (Soniox) akıyor; toplantı metni özet için Google'a (Firebase AI Logic üzerinden Gemini) gidiyor. Sunucumuz AB'de. Kim neyi alıyor, gizlilik politikasında tablo hâlinde yazılı.
• Eğitimde kullanılmıyor. Kaydettiğiniz hiçbir şey bizim tarafımızdan model eğitmek için kullanılmıyor, reklamcılarla paylaşılmıyor.
• Silme tek yerde. Kayıtlar cihazda olduğu için uygulamayı silmek veriyi de siler; ses izleri ayrıca tek tek silinebiliyor.

Uygulamanın kayda başlamadan önce odadakilere söylenmesi gerekenleri hatırlatan bir ekranı var — ama aydınlatmayı yapan siz olursunuz, uygulama değil. Bu yükümlülük devredilemiyor.